UN MEETING COME SI DEVE

News · Giugno 29, 2017

LE RIUNIONI DI LAVORO SI DEVONO GESTIRE AL MEGLIO, ECCO LE REGOLE

 

Tempo ben speso, relazioni proficue, un meeting di lavoro deve poter soddisfare tali, e altri, requisiti. Se una riunione viene condotta in modo inefficace, e i partecipanti si dimostrano dispersivi, si mette a serio rischio l’esito dell’incontro ma, soprattutto, delle attività da svolgere. Quali consigli tenere in tasca?

 

Ordine del giorno

Se non c’è ordine del giorno che riunione è? Spesso si organizzano meeting anche se non si hanno scopi o argomenti precisi. Questo è un male, è molto più professionale rimandare un incontro piuttosto che far perdere tempo e motivazione a tutti. Bisogna definire i temi principali da discutere e gli obiettivi, concreti o teorici, da raggiungere.

 

I partecipanti

La regola “pochi ma buoni” vale sempre. I grandi numeri possono portare a confusione e dispersione: meglio individuare le personalità decisive, e realmente interessate, ai fini di un meeting proficuo e risolutivo. Tutti dovrebbero essere concentrati sullo scopo della riunione e la sua realizzazione. Eliminare le distrazioni può essere un passo in questo senso: cellulari spenti, suonerie silenziose, occhi puntati sui colleghi e non su una chat!

 

Puntualità

La puntualità è fondamentale in una riunione perchè dobbiamo ricordare che ci sono altre persone presenti, con rispettivi impegni e compiti. Meglio non rischiare di far partire tutti in ritardo creando così una reazione a catena. Anche finire troppo tardi è un problema: non dilungarsi, ma essere invece ficcanti e pragmatici.

 

Il moderatore

I partecipanti devono conoscere e seguire l’ordine del giorno, ma deve anche esserci un moderatore che coordini il meeting, le discussioni, i tempi dedicati ai vari temi, e che si impegni a fare il punto a fine incontro. Anche un documento riassuntivo della riunione, e condiviso poi tra i partecipanti, vale da riepilogo e storico consultabili e in chiaro per tutti.

 

Esiti e verifica

Importante capire come è andata: quali obiettivi si sono raggiunti, il da farsi, i tempi, i ruoli. Anche analizzare l’andamento dello stesso meeting ci permette di misurare la performance generale, così da intervenire nei punti deboli della comunicazione.

Buona riunione!