L’E-MAIL DI LAVORO NON CI SPAVENTA

News · maggio 16, 2017

Essere letti, ricevere risposta: niente paura

Abbiamo da poco parlato della comunicazione interna aziendale, vediamo ora di preciso uno degli strumenti a disposizione, la e-mail, e le regole per un suo corretto utilizzo. Le e-mail di lavoro impegnano le giornate di tutti i componenti di un’azienda, richiedono tempo e attenzione, raccolgono comunicazioni rilevanti e/o urgenti come appuntamenti e richieste; siamo tutti d’accordo sulla loro importanza?

 

A, B, C, Oggetto

Scrivere un oggetto della e-mail pertinente e chiaro è la base di tutto: cattura subito il destinatario, gli rende chiaro l’argomento, aiuta la ricerca e catalogazione all’interno dell’account di posta. Fondamentale che sia in linea con il contenuto della e-mail!

 

Convenevoli… ma non troppo

Il saluto formale di apertura ci vuole ma non bisogna essere troppo ossequiosi. In rete la comunicazione è più snella, diretta, ci dice subito qualcosa. Spesso, non solo tra colleghi, la conversazione ha più le forme di uno scambio in chat, vista anche la sua rapidità. Occhio sempre alla punteggiatura, meglio evitare l’effetto “mittente-fiume in piena” e ricordare, invece, di dare respiro alle parole.

 

Il corpo

Il contenuto della e-mail deve sciogliere l’attesa. Un messaggio semplice, senza troppe domande che possono mandare in confusione il destinatario ponendolo davanti a più decisioni che tenderà, poi, a procrastinare automaticamente. Il corpo centrale deve essere lo zoccolo duro della comunicazione, quello che si imprime nella mente del destinatario portando all’effetto desiderato: essere letti fino alla fine, ricevere una risposta. Attenzione, essere diretti non è lo stesso che essere imperativi. Un tono cordiale è una buona abitudine da perseguire.

 

La giusta lunghezza

Quanto deve essere lunga una e-mail ce lo dice anche uno studio: il numero perfetto di parole è tra le 50 e le 125. Meglio non strafare allora, per non rischiare di essere immediatamente cestinati. Non portiamo via tempo a chi ci legge, ma impariamo a condensare in poche e agevoli righe quello che abbiamo da dire; questi nuovi modi di lavorare renderanno scorrevole l’operato di tutti. Per contare parole e caratteri potete sfruttare uno tra gli strumenti disponibili gratis on-line, come questo.